HR-nyilvántartás-menedzsment egy szervezetben vagy vállalkozásban – a személyzet és a munkafolyamatok nyilvántartása

A cikk tartalma

• Mi a HR adminisztráció?
• Célok és célkitűzések
• Jogi szabályozás
• A vállalkozás jogi kerete
• HR dokumentumkezelés a szervezetben
• A személyzet T-3 formájában
• Munkarend
• Munkaszerződés
• Személyzeti megrendelések
• Munkaleírások
• Hogyan szervezzük meg az irodai munkát a személyzeti szolgálatban
• Személyzeti emberi erőforrások
• HR HR-kiszervezésű szakemberek vonzása
• A személyzet elszámolása lépésről lépésre
• HR követelmények
• A személyzeti tisztviselő jogai és kötelezettségei
• HR adminisztráció
• Személyzet keresése és nyilvántartása
• A bérleti szakaszok
• Személyi kártyák és a munkavállaló személyes dossziéjának kialakítása
• HR magazinok
• Munkakönyvek vezetése
• Dokumentumok rendszerezése és tárolása
• Elektronikus személyi nyilvántartás

Az általános meghatározás szerint a HR menedzsment a személyzet papírjainak feldolgozása. Ez a téma releváns mind az egyéni vállalkozók, mind a jogi személyek számára. A papírmunka szigorú törvényi előírásokkal rendelkezik, és a leírt szabályokat a vállalkozások valamennyi vezetőjének és emberi erőforrás osztályának figyelembe kell vennie. A HR adminisztráció segítségével optimalizálni lehet a személyzeti menedzsment folyamatát, megszervezni az egyes csapatok munkáját és egyszerűsíteni a jelentési eljárást..

Mi a HR adminisztráció?

A HR menedzsment alapjai magukban foglalják a papírok készítésének teljes folyamatát, azok kitöltését, a vállalaton dolgozó személyzet jelentését. Mindegyik közzétett jogi aktus rendelkezik jogi erővel, beleértve azokat is, amelyeket a munkavállaló kérelme alapján alakítanak ki. A személyi állomány-előállítással gyakran foglalkoznak személyi állomány-előállítással, amelynek feladatai az alábbiak:

• bérszámfejtés;
• ünnepek regisztrációja, betegszabadság;
• tanúsítványok elkészítése.

Célok és célkitűzések

A személyzeti osztály célja és célja:

Jogi szabályozás

A személyzeti munkát számos szabályozási törvény, rendelet és regionális vagy állami szintű szabályzat szabályozza. A szabályozási keretben meghatározott követelmények be nem tartása jogsértés. A személyi állomány előállításának főbb jogszabályai

• a munkakönyvek állami szabályozása (2003);
• az irodai és a dokumentumkezelési szabályok 2009-től;
• szövetségi papírmunka-kézikönyv az alkalmazottak számára;
• a minisztériumok rendeletével jóváhagyott általános követelmények.

A vállalkozás jogi kerete

Mindegyik vállalkozásnál egy dokumentációs sorozatot használnak, amely az alkalmazottak munkáját szabályozza. A dokumentumok mozgatása és elkészítése a fentiekben leírt utasítások, szabályozási keretek szerint történik. A vállalkozás jogi kerete öt kulcskategóriára oszlik, amelyeket a vállalkozás belső rendelései szabályoznak:

• társasági charter;
• munkarend;
• a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások;
• munkavédelem (a szövetségi levéltári rendelet szabályozza);
• a személyzet munkaterve (és a személyzeti dokumentumok).

HR dokumentumkezelés a szervezetben

A vállalkozásokban alkalmazott egységes értékpapír-elszámolási rendszereket három fő kategóriába sorolják, amelyek között szerepel a belső szabályzat, a személyzet és a javadalmazási szabályok. Az első kategóriába tartozik az értékpapírok forgalma a nyaralási ütemtervben, dokumentumok kitöltése a munkatervről. A második bekezdés átfogóbb, és rendelkezést tartalmaz a szerződések és a papírok számviteli politikájának elkészítéséről. A munkabérekről szóló rendelet a bérek, a bónuszok, a betegszabadság, a szabadság és a végkielégítés kifizetésével kapcsolatos összes kérdést szabályozza.

A személyzet T-3 formájában

A T-3 formátumú személyzet egyetlen papírtípus, amely leírja a vállalkozás vagy a vállalat alkalmazottainak teljes szerkezetét. Az oszlopok tartalmazzák a munkavállaló teljes nevét, beosztását, az egységet, ahol szerepelnek. A normatív és törvényi normák szerint ott írják elő a szakember hivatalos fizetését. A regisztráció folyamatának bármilyen változását a számviteli osztálynak elő kell írnia ebben a személyzet-táblában a T3 nyomtatványnak megfelelően. A kitöltési utasítások mindig tartalmaznak ajánlásokat az egyes oszlopokra vonatkozóan. Összességében a dokumentum 5 információs pontot tartalmaz.

Munkarend

A munkaterv olyan dokumentum, amely jóváhagyja a szakember napi rutinját. A munkafolyamatot a fej ütemezése szabályozza. Ez magában foglalja a jelenlegi jogszabályok szerinti ellenőrzés elvégzésének kérdéseit, az ebédekről és a szünetekről, valamint a jelentésekről. Egyes vállalatoknál a tisztviselő hetente vagy havonta jelentést igényel (a dokumentumot az ellenőrzés után az alkalmazott és az üzleti vezető aláírásával kell megerősíteni). A terv, az ütemterv a következő munkaidőre készül. Munkavállalói időkövetés.

Munkaszerződés

A munkaszerződés egy polgári típusú dokumentum, amelyet egy leendő munkavállaló és a munkáltató között készítenek. Az ilyen típusú dokumentumok tipikus formáit nem feltételezik, és a megállapodást szabad formában kell kitölteni, feltüntetve a képesítéseket (pozíciókat) és a munka időtartamát. A szükséges eredményt ott is felírják. Jogi szempontból ez a típusú dokumentum nagyon hasonlít a szerződéses dokumentumhoz, mivel a munka végső eredményét írja elő, nem pedig annak felépítését. Az alkalmazottak elbocsátására csak a szerződés lejárta előtt van szükség.

Személyzeti megrendelések

A munkavállalók visszahelyezését a poszton, a szakemberek felvételét a személyzet megrendelése alapján végzik. Ez a fajta dokumentum előírja a személyzet kinevezését az osztályok szakembereinek beosztására és egyéb mozgására. Az utasítások és megrendelések kidolgozásában a személyzeti osztály alkalmazottai és az idősebb alkalmazottak vesznek részt. A helyi döntéseket a vállalati vezetők / adminisztrátorok hozzák meg. A megrendeléseknek egységes formája van, ezt a szabályozási keret határozza meg. A papír eltarthatósági ideje szerint a könyvelési osztályon vagy a személyzet részlegénél legalább öt évig tarthat (a megrendelés típusától függően).

Munkaleírások

Munkaleírások – ez egy olyan dokumentum, amely előírja a felek (munkavállaló és munkáltató) felelősségét, valamint információkat tartalmaz az adott szakember utasításairól és felelősségéről az ő által betöltött pozícióban. Ezeket a szervezet pecsétjével és a felelős személy aláírásával erősítik meg. Ehhez a dokumentumhoz három példány szükséges. Az egyik a személyzeti osztályon marad, a másik a végrehajtónál, a harmadik pedig az adott osztály vezetőjénél vagy adminisztrátoránál marad. Ennek a rendelésnek a célja a vállalkozás személyzeti menedzsment folyamatainak optimalizálása.

Hogyan szervezzük meg az irodai munkát a személyzeti szolgálatban

A személyi nyilvántartás helyes kezelése magas szintű felelősséget jelent. A személyzeti osztály alkalmazottainak gondoskodniuk kell arról, hogy az aláírás dátuma megegyezzen a tényleges időpontokkal. A munkafüzetek és más személyi dokumentumok karbantartását a kiszervező cégekre bízhatja. A HR tisztségviselők felelőssége:

• munkaterv, üdüléssel kapcsolatos számviteli dokumentáció készítése;
• dolgozzon ki dokumentumokat a munkavédelemről (állami szervek számára szükséges);
• megrendeléseket készít és ír;
• bérszámfejtés és ellenőrzési prémium kifizetések.

Személyzeti emberi erőforrások

A személyzet szolgálatát akkor végzik, ha az összes elszámolást és az elszámolást csak az emberi erőforrás osztály bérelt alkalmazottai végzik. Ez a papírmunka olyan vállalkozásokra és vállalkozásokra vonatkozik, amelyek 20-30 embert foglalkoztatnak. Az állami előírások megkövetelik az összes megrendelés és egyéb követelmény formájának szigorú betartását, különben jogi személy bírságot kaphat. A szolgáltatási szektorban, ahol legfeljebb 30 embert regisztrálnak egy jogi személynél, jövedelmezőbb a kiszervező társaságok szolgáltatásainak igénybevétele..

HR HR-kiszervezésű szakemberek vonzása

Ha szakembereket vonz egy HR-outsourcing céget, pénzt takarít meg és csökkenti az alkalmazottak számát. A független szakértők a megrendelések és az ütemtervek elkészítéséhez szükséges teljes munkát elvégzik. Külön naplót vezetnek, és szabályozzák a vállalat minden szakembere munkáját. A személyzeti menedzsment kiszervezését az jellemzi, hogy a jogi személynek nincs saját személyzeti osztálya, és ezt a feladatot mérsékelt díj ellenében külön csoportra bízza..

A személyzet elszámolása lépésről lépésre

A személyzeti osztály dokumentumainak nyilvántartásához irodai felszerelésre és irodára van szükség. Fontos egy erős széf. A végzésnek ki kell neveznie a dokumentumkezelő rendszer vezetőjét. Ezután belső aktusok alakulnak ki. A vállalat minden alkalmazottja számára külön mappára van szükség, ahol a munkafüzetét tárolni fogja. A személyzet papírmunka megköveteli, hogy ezt a dokumentációt megőrizze a szakember teljes helyzete alatt. Az osztály tevékenysége során az információkat könyveken tárolják, megrendeléseket készítik.

HR követelmények

A HR menedzsment egy viszonylag összetett folyamat, amely bizonyos elméleti, gyakorlati ismereteket igényel. E pozíció szabályozási kerete tartalmazza azon feltételek listáját, amelyek mellett egy szakember betöltheti ezt a pozíciót. Az oktatási intézmények nem különböznek külön profiltól, mint a személyi nyilvántartás kezelése. Az emberi erőforrás osztály tevékenységeihez megfelelő vezetők, adminisztrátorok vannak. A munkáltatókat tehát jogi képzettséggel rendelkező személyeknek nevezik ki, az információk védelme vagy a dokumentumkezelés érdekében.

A személyzeti tisztviselő jogai és kötelezettségei

Az ilyen tisztviselők első kötelezettsége a jogi keret ismerete, a betartott számviteli szabályok betartása. A fent említett cikkek, szövetségi törvények, amelyeket be kell tartani a személyzeti nyilvántartás vezetése során. A személyzet tisztviselőjének joga van információt kapni az alkalmazottaktól, megtekintheti a személyes mappákat, a könyvelési könyvet (fizetés). Az e terület szakembereinek jogosultsága aláírások aláírása és a munkaadókkal való együttműködés a személyzet teljesítményének javítása érdekében.

HR adminisztráció

Manapság a személyi nyilvántartás mind írásban, mind digitális formában zajlik. A dokumentációt felhatalmazott alkalmazottak személyesen írják alá. A dokumentáció karbantartásához olyan állami szabványokat használnak, amelyek egyesítik az összes sablont és űrlapot. Figyelembe kell venni a GOST R 6.30-2003 és a GOST R 7.0.8-2013 szabványait. A fontos papírokat speciális mappákban vagy fém széfekben tárolják. A társaság terjedelmétől és méretétől függően a szakembereknek különféle követelményeket kell betartaniuk a jelentéstétel gyakoriságát illetően.

Személyzet keresése és nyilvántartása

A munkavállalók regisztrálása előtt kezdetben olyan speciális személyzetet kell találnia, amely megfelelne a szigorú kritériumoknak (ezeknek kapcsolódniuk kell a munka specifikájához). Ehhez használjon speciális irodákat, ügynökségeket, álláskeresési oldalakat, munkaerőpiacot vagy magánhirdetéseket újságokban, a médiában, a webhelyeken. Ezt követően kötelező személyzeti dokumentumokat készítenek, végrehajtják azokat, munkaszerződést vagy szerződést írnak alá.

A bérleti szakaszok

Az emberek pozícióra történő regisztrálása az álláskeresőre vonatkozó adatok beírásával kezdődik egy speciális naplóban. Az órarend rögzíti a tapasztalatokkal, a munkatapasztalattal, a korábban betöltött pozíciókkal kapcsolatos információkat. A jóváhagyást követően utasítást kapnak egy személy kinevezésére egy adott posztra. Az utolsó szakasz egy személyes mappa létrehozása, üzleti összeállítás a társaságban, az osztályon. A szerződés pontos információkat tartalmaz a feladatokról, a posta fizetéséről.

Személyi kártyák és a munkavállaló személyes dossziéjának kialakítása

A személyi okmányok típusai tartalmazzák az alkalmazott személyi igazolványát. Minden információt tartalmaz a családi állapotról, a teljes névről, egy fénykép rá van ragasztva, és a születési idő regisztrálva van. Mindezt a munkáltatók teszik annak érdekében, hogy adatcsomagot készítsenek a társaság minden alkalmazottjáról. A törvény szerint ezeket az adatokat nem lehet harmadik félnek továbbadni. Mappákat, szekrényeket vagy akár fém széfeket használnak személyes fájlok lebonyolítására (a vállalat irodájának felszereltségétől függően).

HR magazinok

A papíron nyomtatott termékek elősegítik a jelentések rendszerezését, egyszerűsítik a munkafolyamatot. A papírmunka folyóirat formájában történő dokumentáció a következő típusokat tartalmazza:

• a társaságnak vagy vállalkozásnak átadott dokumentumok, iratok ellenőrzéséről;
• az idő, az üzleti utak időszakainak ellenőrzése;
• bármilyen jegyzet, nyilatkozat ellenőrzése;
• munkaügyi nyilvántartások.

Munkakönyvek vezetése

A személyi nyilvántartás a szakembereket kötelezi a munkafüzet nyilvántartására. Valamennyi nyilvántartást megőrzik, ha a vállalkozás személyét hivatalosan regisztrálták. Az alkalmazott elbocsátáskor megkapja a munkafüzetet. Ez a dokumentáció rögzíti az összes változást a pozícióval és a díjakkal kapcsolatban. A humánerőforrás-adminisztráció képzése a semmiből tartalmaz kötelező kérdéseket a munkafüzetek nyilvántartásának helyességéről. Az esetleges hibákat az alkalmazottak kijavítják. Ha megtalálják őket, a szakembereket közigazgatási jogsértéssel lehet vádolni.

Dokumentumok rendszerezése és tárolása

Külön dokumentumokat hoztak létre a dokumentumok ellenőrzésére és tárolására. Fontos megemlíteni a szövetségi archiválási törvény 17. cikkét. Megállapítja, hogy a társaságok és a vállalkozások vezetőségének gondoskodnia kell a levéltári dokumentumok megfelelő időben történő megőrzéséről. A tárolási időt törvény írja elő, és megfelel az állami előírásoknak. A papírdokumentáció integritásának biztosítása érdekében fém tűzálló széfek és szekrények kerülnek felhasználásra.

Szükség esetén a dokumentumokból származó adatokat továbbítják az Orosz Föderáció Állami Statisztikai Bizottságához. Az automatizálás, a papírforgalom digitalizálása az állam munkájának kezelésének optimalizálásának egyik elsődleges iránya. Manapság a jelentések nagy része nem papíralapú. Ez nem mentesíti a vállalati vezetők, a vezetők kötelezettségeit az archívum karbantartásában egy, három, öt vagy több évig..

Elektronikus személyi nyilvántartás

Az elektronikus személyi nyilvántartások használatakor fontos a dokumentumok biztonsági feltételeinek betartása és a személyes adatok védelméről szóló törvény értelmében korlátozni kell az archívumhoz való hozzáférést. Az elektronikus nyilvántartásnak számos előnye van:

1. gyors hozzáférés a dokumentumokhoz;
2. a fájlok jelszavas védelme;
3. a papír megtakarításához nem szükséges széfet vásárolni;
4. helymegtakarítás irodaépületben – legalább tízezer dokumentum tárolható a merevlemezen;
5. időmegtakarítás – jel, bármilyen dokumentumot 1-2 perc alatt megtalálhat a számítógép merevlemez-archívumában.